Öffentliche Ausschreibung von Catering: Vergaberecht, Schwellenwerte und nachhaltige Kriterien

Öffentliche Auftraggeber wie Kommunen, Schulträger, Kliniken oder Behörden müssen Catering nach Vergaberecht vergeben. Oberhalb der EU-Schwellenwerte gelten Teil 4 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) und die Vergabeverordnung (VgV). Verpflegung zählt dort zu den sozialen und anderen besonderen Dienstleistungen, für die ein eigener Schwellenwert von 750.000 € netto und ein flexibleres Verfahren gelten. Unterhalb der Schwelle richtet sich die Vergabe nach Haushaltsrecht, der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO), soweit das Land sie eingeführt hat, und den Landesvergabegesetzen. Nachhaltigkeit können Sie in jeder Phase verankern: in der Leistungsbeschreibung, bei der Eignung, in den Zuschlagskriterien und in den Ausführungsbedingungen.

Schwellenwerte 2026/2027

Die EU passt die Schwellenwerte alle zwei Jahre an. Seit dem 1. Januar 2026 gelten nach der Delegierten Verordnung (EU) 2025/2152 folgende Werte (jeweils netto):

Auftragsart	Schwellenwert ab 01.01.2026
Liefer- und Dienstleistungen, oberste und obere Bundesbehörden	140.000 €
Liefer- und Dienstleistungen, sonstige öffentliche Auftraggeber	216.000 €
Soziale und andere besondere Dienstleistungen (Anhang XIV der Richtlinie 2014/24/EU)	750.000 €
Bauaufträge	5.404.000 €

Über § 106 GWB gelten die EU-Werte in Deutschland unmittelbar. Catering, Kantinen- und Schulverpflegungsdienste sind nach unserem Verständnis in Anhang XIV aufgeführt, weshalb für sie die 750.000-€-Schwelle maßgeblich ist. Prüfen Sie die Einordnung anhand des CPV-Codes Ihres Auftrags (zum Beispiel 55520000 Catering, 55524000 Schulverpflegung, 55510000 Kantinendienste).

Auftragswert richtig schätzen: Maßgeblich ist der Gesamtwert ohne Umsatzsteuer über die volle Laufzeit einschließlich Verlängerungsoptionen (§ 3 VgV). Ein Schulcatering mit 400 Essen pro Schultag summiert sich über vier Jahre schnell über die Schwelle.

Neu seit 1. Juli 2026: Das Vergabebeschleunigungsgesetz hat unter anderem die Wertgrenze für Direktaufträge des Bundes auf 50.000 € netto angehoben. Für Länder und Kommunen gelten weiterhin deren eigene Wertgrenzen.

Das vereinfachte Regime für Verpflegung

Für soziale und andere besondere Dienstleistungen oberhalb von 750.000 € gelten § 130 GWB und die §§ 64 bis 66 VgV:

• Freie Verfahrenswahl: Offenes und nicht offenes Verfahren, Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb, wettbewerblicher Dialog oder Innovationspartnerschaft. Das Verhandlungsverfahren eignet sich gut, um Speiseplankonzepte und Preise nachzuschärfen.
• Rahmenvereinbarungen: Laufzeit bis zu acht Jahre (§ 65 Abs. 2 VgV).
• Fristen: Können abweichend festgelegt werden, wenn die Besonderheiten der Leistung dies rechtfertigen.
• Vertragsänderungen: Ohne neues Verfahren bis zu 20 Prozent des ursprünglichen Auftragswerts (§ 130 Abs. 2 GWB).

Unterhalb der Schwelle sieht die UVgO in § 49 ebenfalls Erleichterungen für diese Dienstleistungen vor. Ob die UVgO in Ihrem Land gilt, regelt das Landesrecht.

Übernimmt der Caterer das wirtschaftliche Risiko, weil er sein Geld überwiegend über den Verkauf an Schülerinnen, Schüler oder Beschäftigte verdient, kann eine Dienstleistungskonzession vorliegen. Dann gelten die Konzessionsvergabeverordnung (KonzVgV) und ein deutlich höherer Schwellenwert.

Vorbereitung: Bedarf, Markt und Lose

Eine gute Ausschreibung beginnt vor der Bekanntmachung. Klären Sie Essenszahlen, Ausgabezeiten, vorhandene Küchentechnik, das passende Verpflegungssystem und das Budget. Eine Markterkundung nach § 28 VgV zeigt, was der Markt bei Bio-Anteil, Mehrweg und Preisen realistisch leisten kann.

Nach § 97 Abs. 4 GWB sind Leistungen grundsätzlich in Lose aufzuteilen, um kleinen und mittleren Unternehmen eine Chance zu geben. Bei Schulverpflegung bieten sich Gebietslose (einzelne Schulen oder Stadtteile) an, bei größeren Liegenschaften Fachlose, etwa getrennte Lose für die Mittagsverpflegung und für Verpflegungsautomaten.

Die Leistungsbeschreibung

Die Leistungsbeschreibung (§ 31 VgV) entscheidet über die Qualität. Sie darf ausdrücklich Umweltaspekte enthalten. Bewährte Inhalte:

• Ernährungsqualität: Speiseplanung nach dem passenden DGE-Qualitätsstandard, täglich ein vegetarisches Gericht, Allergenkennzeichnung.
• Bio-Anteil: Mindestanteil am Wareneinsatz aus kontrolliert ökologischer Erzeugung nach Verordnung (EU) 2018/848, Nachweis über Bio-Kontrolle des Caterers. Gütezeichen dürfen nach § 34 VgV gefordert werden, gleichwertige Nachweise müssen zugelassen sein.
• Herstellung: Verpflegungssystem, maximale Warmhaltezeit, Temperaturdokumentation.
• Abfall: Konzept zur Vermeidung von Lebensmittelabfällen, regelmäßige Messung von Küchen-, Ausgabe- und Tellerresten.
• Mehrweg-Behälter und Geschirr: Transport in Mehrweg-Behältern (zum Beispiel Edelstahl-Gastronormbehälter in Thermoboxen), Ausgabe auf Mehrweggeschirr, Einweg nur in begründeten Ausnahmen. Regeln Sie, wer Rücktransport, Reinigung und Ersatz verlorener Behälter übernimmt. Hintergründe im Ratgeber Mehrweg statt Einweg. Bei längeren Vertragslaufzeiten lohnt ein Blick auf die EU-Verpackungsverordnung (EU) 2025/40, die in den kommenden Jahren zusätzliche Mehrwegpflichten für das Gastgewerbe vorsieht. Vereinbaren Sie, dass der Caterer neue gesetzliche Vorgaben während der Laufzeit umsetzt.
• Technik: Wenn der Caterer Geräte oder Automaten stellt, Anforderungen an Energieverbrauch und Kältemittel.

Eignung, Zuschlag und Ausführung

Eignung: Referenzen vergleichbarer Größe, Hygienekonzept, Bio-Zertifikat, gegebenenfalls ein Umweltmanagementsystem (§ 46 Abs. 3 Nr. 7 VgV).

Zuschlag: Den Zuschlag erhält das wirtschaftlichste Angebot, also das beste Preis-Leistungs-Verhältnis (§ 127 GWB, § 58 VgV). Typische Qualitätskriterien:

Kriterium	Beispiel für die Bewertung
Probeessen	Bewertung durch Jury aus Verwaltung, Eltern oder Beschäftigten nach festem Schema
Speiseplankonzept	Vier-Wochen-Plan, Abgleich mit DGE-Kriterien
Bio-Anteil über Mindestmaß	Punkte proportional zum zusätzlichen Anteil
Abfallkonzept	Messmethode, Zielwerte, Weitergabe von Überschüssen
Logistik und Mehrweg	Behältersystem, Tourenplanung, Fahrzeuge

Auch Festpreise sind zulässig: Dann konkurrieren die Bieter nur noch über Qualität, Umwelt- und Sozialkriterien (§ 58 Abs. 2 VgV).

Ausführungsbedingungen: Nach § 128 Abs. 2 GWB können Sie Pflichten für die Vertragslaufzeit festlegen, zum Beispiel jährliche Berichte zu Bio-Anteil und Speiseresten, Schulungen des Personals oder Vertragsstrafen bei Abweichungen.

Die europäische Perspektive: EU-GPP-Kriterien 2019

Die Europäische Kommission hat 2019 Kriterien für die umweltorientierte öffentliche Beschaffung (Green Public Procurement, GPP) von Lebensmitteln, Catering-Dienstleistungen und Verpflegungsautomaten veröffentlicht (SWD(2019) 366 final). Die Anwendung ist freiwillig. Es gibt jeweils Kernkriterien für den einfachen Einstieg und umfassende Kriterien für mehr Wirkung. Für Catering umfassen sie unter anderem:

• pflanzenbetonte Menüs, etwa vegetarische Tage oder ein vegetarisches Tagesgericht,
• schriftliche Verfahren zur Vermeidung von Lebensmittelabfällen,
• grundsätzlich wiederverwendbares Geschirr und Besteck, Einweg nur in Ausnahmen,
• energieeffiziente Küchengeräte und Kältemittel mit niedrigem Treibhauspotenzial,
• Berichte über Kennzahlen wie Speisereste pro Mahlzeit.

Für Verpflegungsautomaten nennen die Kriterien Bio- und Fairtrade-Sortimente, intelligente Steuerungen für Ruhezeiten, Mehrwegbecher und Kältemittel mit einem Treibhauspotenzial unter 150. Die Texte stehen auf dem Green-Public-Procurement-Portal der EU bereit und lassen sich in deutsche Vergabeunterlagen übertragen.

Typische Fehler in Catering-Ausschreibungen

• Preis als einziges Kriterium: Bei Verpflegung führt das oft zu Qualitätsproblemen und Unzufriedenheit bei den Tischgästen. Ein Probeessen und ein bewertetes Speiseplankonzept gleichen das aus.
• Anforderungen ohne Nachweis: Ein Bio-Anteil von 30 % hilft wenig, wenn nicht geregelt ist, wie er belegt und kontrolliert wird.
• Zu große Lose: Sie schließen regionale und mittelständische Caterer aus und verringern den Wettbewerb.
• Starre Mengen: Schwankende Essenszahlen, etwa durch den Ganztagsausbau, brauchen Mengenkorridore und klare Preisregeln.
• Fehlende Rücknahmelogistik: Wer Mehrweg-Behälter verlangt, muss Übergabe, Reinigung und Haftung für Verluste regeln.

Checkliste Vergabeunterlagen

• Auftragswert über die volle Laufzeit geschätzt, CPV-Code geprüft
• Markterkundung dokumentiert, Loszuschnitt begründet
• Leistungsbeschreibung mit DGE-Standard, Bio-Anteil, Abfall und Mehrweg
• Nachweise klar benannt, gleichwertige Nachweise zugelassen
• Zuschlagskriterien mit Gewichtung und Bewertungsschema
• Ausführungsbedingungen und Berichtspflichten im Vertrag

Caterer, die regelmäßig an öffentlichen Ausschreibungen teilnehmen, können sich im Verzeichnis eintragen, damit Einkäufer sie bei der Markterkundung finden.