Wie viele Angebote sollte ich bei Caterern einholen?

Zwei bis drei Angebote auf Basis desselben Briefings reichen meist für einen aussagekräftigen Vergleich. Mehr Angebote kosten Sie und die Caterer viel Zeit, ohne den Vergleich deutlich zu verbessern.

Wie prüfe ich, ob ein Caterer wirklich Bio anbietet?

Lassen Sie sich das aktuelle Bio-Zertifikat zeigen. Prüfen Sie, ob es gültig ist, für den Betrieb gilt, der Ihr Essen zubereitet, und welchen Bio-Anteil oder welche Bio-Komponenten es abdeckt.

Was passiert, wenn ich das Catering absagen muss?

Maßgeblich ist zuerst die Stornoregelung im Vertrag. Fehlt sie, gelten die gesetzlichen Regeln, nach denen der Caterer je nach Vertragsart die vereinbarte Vergütung abzüglich ersparter Aufwendungen verlangen kann. Vereinbaren Sie deshalb eine gestaffelte Stornoregelung.

Bis wann muss die endgültige Gästezahl feststehen?

Das legt der Vertrag fest. Häufig verlangen Caterer die endgültige Zahl einige Tage bis etwa zwei Wochen vor der Veranstaltung. Fragen Sie, um wie viel die Zahl danach noch nach unten abweichen darf.

Caterer finden: Checkliste für Auswahl und Vertrag

Einen guten Caterer finden Sie in vier Schritten: Erstens klären Sie Ihre Anforderungen in einem kurzen Briefing. Zweitens holen Sie auf dieser Basis zwei bis drei Angebote ein. Drittens vergleichen Sie Gesamtpreis, Leistungsumfang und Nachweise wie das Bio-Zertifikat. Viertens halten Sie Gästezahl, Storno, Überstunden und Preisanpassungen schriftlich im Vertrag fest. Die folgende Checkliste führt Sie durch alle vier Schritte.

Schritt 1: Das Briefing

Ohne einheitliches Briefing kalkuliert jeder Caterer etwas anderes, und Sie vergleichen am Ende Äpfel mit Birnen. Diese Angaben sollte Ihr Briefing enthalten:

Anlass, Datum, Uhrzeit und Dauer
Ungefähre Gästezahl und Frist für die endgültige Zahl
Location mit Adresse: Gibt es eine Küche, Strom, Wasser, Kühlmöglichkeiten, einen Lastenaufzug?
Gewünschtes Format: Fingerfood, Buffet, Flying Buffet, serviertes Menü, Grill
Ernährungsweisen: Anteil vegetarisch und vegan, bekannte Allergien und Unverträglichkeiten
Nachhaltigkeitsanforderungen: Bio-Anteil, regionale und saisonale Zutaten, Mehrweggeschirr, Umgang mit Resten
Gewünschte Leistungen: Personal, Geschirr, Mobiliar, Getränke, Auf- und Abbau, Reinigung
Budgetrahmen, gern als Spanne pro Person

Einen ersten Budgetrahmen ermitteln Sie mit dem Catering-Kostenrechner.

Schritt 2: Fragen an den Caterer

Küche und Herkunft

Wo wird gekocht, und wie weit ist die Küche von der Location entfernt?
Woher kommen Fleisch, Gemüse, Brot und Milchprodukte? Gibt es feste Lieferbetriebe?
Wie saisonal ist das Menü? Kann der Caterer nach Saison Vorschläge machen?
Was genau versteht der Caterer unter „regional“? Der Begriff ist gesetzlich nicht geschützt, fragen Sie nach Herkunft und Entfernung. Mehr dazu im Ratgeber regionales Catering.

Bio und Nachhaltigkeit

Ist der Betrieb bio-zertifiziert? Welche Kontrollstelle, welcher Bio-Anteil?
Wird Mehrweggeschirr gestellt oder vermittelt? Was kostet es?
Wie werden Reste vermieden? Gibt es Nachlieferung statt großer Puffer?
Dürfen Reste mitgegeben oder weitergegeben werden, und wer trägt dafür die Verantwortung?

Service und Logistik

Wie viele Servicekräfte sind eingeplant? Als Faustwert gilt etwa eine Kraft je 20 Gäste beim Buffet und je 12 Gäste beim servierten Menü.
Ab wann beginnt die Einsatzzeit, ab wann werden Überstunden berechnet und zu welchem Satz?
Wer baut auf und ab, wer entsorgt Abfälle, wer reinigt?
Was passiert bei Schäden an der Location oder Bruch beim Leihgeschirr?

Hygiene und Allergene

Ist der Betrieb bei der Lebensmittelüberwachung registriert? Das ist für Lebensmittelunternehmen Pflicht (Art. 6 Verordnung (EG) Nr. 852/2004).
Wie werden die 14 Hauptallergene gekennzeichnet (Anhang II Verordnung (EU) Nr. 1169/2011)?
Wie werden warme Speisen beim Transport und am Buffet heiß gehalten? Das Bundesinstitut für Risikobewertung empfiehlt mindestens 60 °C an allen Stellen der Speise.
Besteht eine Betriebshaftpflichtversicherung?

Kosten

Sind alle Preise brutto oder netto angegeben? Seit dem 1. Januar 2026 gelten für Speisen 7 % Umsatzsteuer, für Getränke in der Regel 19 %.
Was ist im Preis pro Person enthalten, was kostet extra?
Gibt es eine Getränkepauschale oder Abrechnung nach Verbrauch? Ist Korkgeld fällig, wenn Sie eigene Getränke mitbringen?
Wie hoch ist die Anzahlung, wann ist der Rest fällig?

Schritt 3: Angebote vergleichen

Der Preis pro Person für die Speisen sagt wenig, solange unklar ist, was er umfasst. Ein Beispiel für 80 Gäste beim Buffet:

Posten	Angebot A	Angebot B
Speisen pro Person	34 €	46 €
Servicepersonal (4 Kräfte, 5 Std., 40 €)	extra: 800 €	inklusive
Leihgeschirr (5 € pro Person)	extra: 400 €	inklusive
Anfahrt	extra: 100 €	inklusive
Gesamtpreis	4.020 €	3.680 €
Pro Person gesamt	rund 50 €	46 €

Das scheinbar günstigere Angebot ist am Ende teurer. Legen Sie sich deshalb eine einfache Vergleichstabelle mit diesen Zeilen an:

Speisen pro Person und Menüumfang (Anzahl Gerichte, Beilagen, Dessert)
Bio-Anteil laut Zertifikat
Personal: Anzahl, Stunden, Stundensatz, Überstunden
Geschirr, Gläser, Besteck, Mobiliar
Getränke: Pauschale oder Verbrauch
Anfahrt, Auf- und Abbau, Reinigung, Entsorgung
Gesamtpreis brutto und pro Person

Zur Einordnung der Preise hilft der Ratgeber Was kostet Bio-Catering?, dort finden Sie typische Spannen je Menüart.

Bio-Nachweis richtig prüfen

Seit dem 5. Oktober 2023 regelt die Bio-Außer-Haus-Verpflegung-Verordnung (Bio-AHVV), wie Caterer und Gastronomie Bio kennzeichnen dürfen. Wer Bio-Zutaten oder Bio-Erzeugnisse kennzeichnet oder einen Bio-Anteil auszeichnet, braucht ein gültiges Zertifikat einer Öko-Kontrollstelle (§ 3 Abs. 1 und § 10 Abs. 1 Bio-AHVV). So prüfen Sie es:

Zertifikat anfordern und auf den Namen des Betriebs sowie die Betriebsstätte achten, in der Ihr Essen zubereitet wird.
Gültigkeit prüfen: Das Zertifikat nennt einen Gültigkeitszeitraum.
Kontrollstelle ablesen: Der Code hat das Format DE-ÖKO-0xx, also DE für Deutschland, ÖKO und eine dreistellige Nummer der Kontrollstelle.
Umfang klären: Welche Zutaten oder Gerichte sind als Bio zertifiziert? Wird ein Bio-Anteil ausgewiesen, etwa mit dem Bio-AHV-Logo in Bronze (20 bis 49 %), Silber (50 bis 89 %) oder Gold (90 bis 100 %) nach § 8 Bio-AHVV?
Für Ihr Menü nachfragen: Bei Veranstaltungen zählt für den Bio-Anteil nur der Warenbezug für diese Veranstaltung (§ 14 Abs. 3 Bio-AHVV). Lassen Sie sich den geplanten Anteil für Ihr Menü nennen.

Ausführlich erklärt das der Ratgeber zur Bio-Zertifizierung im Catering.

Schritt 4: Vertrag und Storno

Mündliche Absprachen führen im Streitfall zu Problemen. Diese Punkte gehören schriftlich in Angebot und Auftragsbestätigung:

Die Stornoregelung

Vereinbaren Sie eine gestaffelte Stornoregelung, zum Beispiel mit steigenden Prozentsätzen je näher der Termin rückt. Achten Sie auf zwei Punkte: Die Staffel sollte nachvollziehbar sein, und Sie sollten nachweisen dürfen, dass dem Caterer ein geringerer Schaden entstanden ist. Für Pauschalen in Allgemeinen Geschäftsbedingungen schreibt das Gesetz einen solchen Nachweis vor (vgl. § 309 Nr. 5 BGB).

Fehlt eine Regelung, gelten die gesetzlichen Vorschriften. Wird der Cateringvertrag als Werkvertrag eingeordnet, kann der Auftraggeber jederzeit kündigen. Der Caterer behält dann den Anspruch auf die vereinbarte Vergütung, muss sich aber ersparte Aufwendungen anrechnen lassen (§ 648 BGB). Bei größeren Summen lohnt sich ein Blick von fachkundiger Seite auf den Vertrag.

Probeessen und Bauchgefühl

Bei Hochzeiten und größeren Firmenveranstaltungen ist ein Probeessen üblich, manchmal gegen Gebühr, die bei Auftrag angerechnet wird. Achten Sie dabei nicht nur auf den Geschmack, sondern auch darauf, wie der Caterer auf Fragen reagiert und ob er Vorschläge macht, die zu Ihrem Anlass passen.

Warnsignale

Kein schriftliches Angebot oder unklare Leistungsbeschreibung
Bio-Werbung ohne Zertifikat
Ausweichende Antworten zu Allergenen oder Hygiene
Keine Angabe zu Personalstunden und Überstunden
Druck, schnell zu unterschreiben

Caterer finden

Nachhaltige Caterer mit Angaben zu Bio, regionaler Küche und Mehrweg finden Sie im Caterer-Verzeichnis. Wenn Sie lieber nicht selbst suchen möchten, nutzen Sie unser Anfrageformular: Wir melden uns mit passenden Caterern.

Checkliste Caterer-Auswahl: Fragen, Angebotsvergleich, Bio-Nachweis, Vertrag und Storno