Nachhaltige Firmenfeier und Weihnachtsfeier: Catering, Mehrweg, Anreise und Reste

Eine Firmenfeier oder Weihnachtsfeier wird vor allem an fünf Stellen nachhaltiger: beim Menü (pflanzenbetont, saisonal, mit Bio-Anteil), beim Geschirr (Mehrweg statt Einweg), bei der Anreise (gut erreichbare Location), bei der Menge (verbindliche Anmeldung, Restekonzept) und in der Kommunikation (konkret statt pauschal). Teurer muss das nicht werden: Ein vegetarisches oder veganes Bio-Menü liegt als Richtwert oft in der Nähe eines konventionellen Menüs mit Fleisch, Leihgeschirr kostet typischerweise 3 bis 7 € pro Person.

Das Catering: der größte Hebel

Bei den meisten Feiern verursacht das Essen einen großen Teil der Umweltwirkung. Entscheidend ist weniger die einzelne Zutat als das Gesamtkonzept.

Pflanzenbetont planen

Tierische Produkte, besonders Rind und Käse, haben in der Regel einen deutlich höheren ökologischen Fußabdruck als pflanzliche Lebensmittel. Ein Menü, in dem Gemüse, Hülsenfrüchte und Getreide die Hauptrolle spielen, ist deshalb der wirksamste Schritt. Bewährt hat sich, das vegetarische oder vegane Angebot als Standard zu planen und Fleisch als zusätzliche Option. So gibt es keine „Sonderessen“, und wer Fleisch möchte, bekommt es trotzdem.

Saisonal und mit Bio-Anteil

Saisonales Gemüse aus der Region spart Lager- und Transportaufwand und ist meist günstiger. Ein Bio-Anteil von rund 30 % erhöht die Speisekosten als Richtwert um 10 bis 15 %, 100 % Bio um 20 bis 35 %. Lassen Sie sich vom Caterer das Zertifikat zeigen: Bio ausloben darf in Deutschland nur, wer nach der Bio-AHV-Verordnung zertifiziert ist.

Das passende Format

Für Firmenfeiern sind Buffet und Flying Buffet besonders beliebt, weil sie Gespräche fördern. Beim Buffet lässt sich die Menge über Nachlieferung gut steuern. Beim Flying Buffet sind Portionen klar begrenzt, es braucht aber mehr Personal. Einen Vergleich aller Formate mit Kosten finden Sie im Ratgeber Fingerfood, Buffet oder Menü.

Mehrweg statt Einweg

Einwegbesteck, Einwegteller, Trinkhalme und Styropor-Behälter aus Kunststoff dürfen nach der Einwegkunststoffverbotsverordnung (EWKVerbotsV) seit dem 3. Juli 2021 nicht mehr neu in Verkehr gebracht werden. Ersatz aus Pappe, Palmblatt oder Bambus ist zwar erlaubt, bleibt aber Einweg. Die bessere Lösung bei einer Feier ist echtes Geschirr:

• Leihgeschirr vom Caterer oder Verleih: Porzellan, Gläser und Besteck kosten typischerweise 3 bis 7 € pro Person, Spülen inklusive.
• Getränke in Mehrwegflaschen oder aus Fässern, Wasser in Karaffen statt in kleinen Einwegflaschen.
• Mehrwegboxen für Reste, die Gäste mitnehmen.
• Stoffservietten und Tischdecken statt Papier, sofern der Verleih sie anbietet.

Für Speisen und Getränke zum Mitnehmen gilt außerdem seit 2023 die Mehrwegangebotspflicht nach § 33 Verpackungsgesetz. Mehr zu Leihgeschirr und Pfandsystemen lesen Sie im Ratgeber Mehrweg statt Einweg.

Getränke nachhaltig planen

Getränke werden bei der Planung oft vergessen, machen aber einen spürbaren Teil des Budgets aus: Eine Getränkepauschale liegt als Richtwert bei 15 bis 30 € pro Person. Mit wenigen Entscheidungen wird dieser Teil nachhaltiger:

• Leitungswasser in Karaffen anbieten, still oder mit Wassersprudler aufbereitet, statt Wasser in kleinen Flaschen.
• Bier, Wein und Säfte aus der Region wählen, bevorzugt in Mehrwegflaschen oder aus dem Fass.
• Gute alkoholfreie Alternativen einplanen, etwa Schorlen, hausgemachte Limonaden oder alkoholfreien Wein. Das ist auch für Beschäftigte wichtig, die mit dem Auto fahren.
• Bio-Getränke gezielt einsetzen, etwa bei Kaffee, Tee und Wein. Klären Sie, ob sie in die Pauschale fallen oder separat berechnet werden.
• Pflanzliche Milchalternativen für Kaffee bereitstellen.

Fragen Sie außerdem, ob angebrochene Flaschen zurückgenommen oder gutgeschrieben werden, wenn Sie nach Verbrauch abrechnen.

Location und Anreise

Bei Feiern mit vielen Gästen kann die Anreise einen großen Teil der Umweltwirkung ausmachen. Ein paar Grundsätze:

• Gut erreichbare Location wählen, möglichst nah am Firmensitz oder an einem Knotenpunkt des öffentlichen Nahverkehrs.
• Anreise in der Einladung erklären: Haltestellen, Fahrplanzeiten für den Heimweg, Fahrradstellplätze.
• Shuttle oder Fahrgemeinschaften organisieren, wenn die Location abgelegen ist.
• Lange Wege vermeiden: Für eine Weihnachtsfeier muss niemand quer durchs Land reisen. Bei verteilten Teams sind mehrere lokale Feiern eine Alternative.
• Location fragen, wie sie Energie, Heizung und Abfall handhabt. Eine Location mit eigener Küche spart Transporte des Caterers.

Reste vermeiden und sinnvoll verwerten

Lebensmittelabfälle entstehen bei Firmenfeiern meist durch unsichere Teilnehmerzahlen und zu großzügige Planung.

1. Verbindliche Anmeldung mit Frist, Abfrage von Ernährungsweise und Unverträglichkeiten.
2. Mengen mit dem Caterer abstimmen: Bestellen Sie für die tatsächlich angemeldeten Personen und fragen Sie, ob der Caterer nachliefern kann, statt einen großen Puffer einzuplanen.
3. Kleinere Platten, häufiger nachlegen: Beim Buffet bleibt so weniger angebrochene Ware übrig.
4. Restekonzept vorab vereinbaren: Dürfen Gäste Reste in Mehrwegboxen mitnehmen? Wer verantwortet Kühlung und Hygiene? Ist eine Weitergabe an eine soziale Einrichtung möglich?

Mehr zu Weitergabe, Haftung und Lebensmittelspenden lesen Sie im Ratgeber zu Lebensmittelverschwendung im Catering.

Kosten und der 110-Euro-Freibetrag

Ein Rechenbeispiel für eine Weihnachtsfeier mit 120 Beschäftigten, Flying Buffet, rund 30 % Bio und überwiegend vegetarisch, mit Werten aus der Mitte der Spannen:

Posten	Rechnung	Betrag
Speisen	120 × 53,20 € (Ausgangswert 50 €, plus 12 % Bio, minus 5 % vegetarisch)	6.384 €
Getränkepauschale	120 × 25 €	3.000 €
Servicepersonal	8 Kräfte × 6 Std. × 42 € (Annahme für Flying Buffet)	2.016 €
Leihgeschirr	120 × 5 €	600 €
Anfahrt	pauschal	150 €
Summe Catering		12.150 €

Das entspricht rund 101 € pro Person, noch ohne Raummiete, Musik oder Dekoration. Spielen Sie eigene Annahmen im Catering-Kostenrechner durch.

Steuerlich wichtig: Zuwendungen bei einer Betriebsveranstaltung sind bis 110 € pro teilnehmendem Beschäftigten und Veranstaltung kein steuerpflichtiger Arbeitslohn, für bis zu zwei Veranstaltungen im Kalenderjahr und nur, wenn die Teilnahme allen Angehörigen des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht (§ 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG). Eingerechnet werden alle Kosten inklusive Umsatzsteuer, also auch Location, Musik und Getränke. Kosten für Begleitpersonen werden dem jeweiligen Beschäftigten zugerechnet. Wie das Beispiel zeigt, kann allein das Catering den Rahmen weitgehend ausschöpfen. Lassen Sie die Planung im Zweifel von Ihrer Steuerberatung prüfen.

Kommunikation: konkret statt pauschal

Beschäftigte schätzen es, wenn sie verstehen, warum eine Feier anders geplant ist. Ein paar Hinweise:

• Konkrete Angaben machen: „Gemüse aus der Region, 30 % Bio-Anteil, Mehrweggeschirr“ ist glaubwürdiger als „nachhaltige Feier“.
• Menükarte mit Herkunft: Woher kommen Gemüse, Brot und Getränke? Welcher Bio-Anteil ist zertifiziert?
• Keine unbelegten Versprechen wie „klimaneutral“, wenn Sie das nicht nachweisen können.
• Nach der Feier auswerten: Wie viel ist übrig geblieben, was kam gut an? Das hilft bei der nächsten Planung.

Checkliste für die nachhaltige Firmenfeier

• Location gut mit Bus und Bahn erreichbar, Anreise in der Einladung beschrieben
• Menü pflanzenbetont und saisonal, Fleisch als Option
• Bio-Anteil festgelegt, Zertifikat des Caterers geprüft
• Leihgeschirr, Gläser und Besteck statt Einweg
• Getränke in Mehrweg, Wasser in Karaffen
• Verbindliche Anmeldung mit Abfrage von Ernährungsweise und Allergien
• Mengen und Nachlieferung mit dem Caterer abgestimmt
• Restekonzept vereinbart (Mitnahme, Weitergabe, Verantwortung)
• Budget mit Blick auf den 110-Euro-Freibetrag kalkuliert

Caterer mit Schwerpunkt auf Bio, regionaler Küche und Mehrweg finden Sie im Caterer-Verzeichnis.